به‌عنوان یک شرکت کوچک و متوسط ممکن است به این فکر افتاده باشید که بخشی از امور شرکت خود را برون‌سپاری کنید. فواید برون‌سپاری ممکن است واضح به نظر برسد. متخصصان آن را در حوزه‌های مختلف و صنایع مختلف راه‌حلی برای کاهش هزینه‌ها در زمینه حسابداری گرفته تا فناوری اطلاعات، بازاریابی و مدیریت منابع انسانی تجویز می‌کنند. شاید به نظر برسد که ممکن است بتوانید تمام شرکت را بدون استخدام حتی یک نفر بچرخانید.
ولی آیا بیشتر از محاسبات مالی درباره برون‌سپاری هست؟ چه دلایلی هست که شرکت‌ها این مسیر را انتخاب می‌کنند؟ عواقب دیگر برای وجوه دیگر کسب و کار شما که کمی نمی‌شود چیست؟
در این مقاله درباره سه جنبه برون‌سپاری بحث می‌کنیم: دلایل، خطرات و مشوق‌ها به‌ویژه وقتی با فناوری اطلاعات ارتباط پیدا می‌کنند. به‌عنوان پاداش نکاتی را برای کمک به شما تا رابطه خود را با تأمین‌کنندگان خدمات فناوری اطلاعات مدیریت کنید (چه کارکنان تمام وقت باشند و چه شرکتهای خدماتی) می‌گوییم.
دلایل
براساس شاخص 2000 برون‌سپاری از مؤسسه برون‌سپاری دلایل زیادی وجود دارد که شرکت‌ها امور خود را برون‌سپاری می‌کنند. فهرست زیر برخی از موارد مهم است:
- کاهش و کنترل هزینه‌های عملیاتی: وقتی برون‌سپاری می‌کنید، هزینه‌های مربوط به استخدام یک کارمند را حذف می‌کنید. این هزینه‌ها شامل هزینه نظارت مدیریتی، آموزش، بیمه، مالیات و بازنشستگی است.
- بهبود تمرکز شرکت: نه عملی است و نه ممکن که یک شرکت همه‌کاره باشد. برون‌سپاری به شما اجازه می‌دهد روی توانایی‌های اصلی خود تمرکز کنید و بقیه شرکت‌ها هم همین‌طور.
- دسترسی یافتن به توانمندی‌های فوق‌العاده: برگشت سرمایه‌تان بسیار بیشتر است وقتی فناوری اطلاعات را به شرکتی که در زمینه‌های که شما نیاز دارید متخصص است برون‌سپاری کنید. به‌جای دانش یک نفر از تجربه تجمعی گروهی از متخصصان فناوری اطلاعات بهره می‌برید. شرکت‌هایی که فناوری اطلاعات به آنها برون‌سپاری می‌شود معمولاً از کارکنان‌شان می‌خواهند آموزش‌های حرفه‌ای و گواهی‌های لازم را در حوزه تخصصی خود داشته باشند.
- آزاد کردن برخی منابع برای استفاده از آنها در جای دیگر: ممکن است در شرکت خود کسی را داشته باشید که با کامپیوتر خوب کار می‌کند یا حسابداری بلد است با این حال احتمالاً برای این شغل‌ها استخدام نشده است. اگر این افراد وقت خود را صرف رسیدگی به این امور کنند چه کسی کاری را که آنها برای انجام آن استخدام شده است انجام می‌دهد؟ برون‌سپاری به شما امکان می‌دهد کارکنان را برای بهترین استفاده نگه دارید به جای اینکه وقت آنها برای کارهایی تلف شود که بیشتر از کسانی که در این زمینه‌ها آموزش دیده‌اند وقت صرف می‌کنند.
- منابع به شکل داخلی فراهم نیستند: روی دیگر این است که کسی را در شرکت خود ندارید که بتواند نیازهای فناوری اطلاعات را پوشش دهد و استخدام یک فرد جدید اقتصادی نیست. برون‌سپاری یک جایگزین شدنی است هم برای کوتاه مدت و هم برای بلندمدت.
- افزایش منافع ناشی از ساختاردهی مجدد: وقتی در حال بازمهندسی ساختار شرکت خود هستید تا هزینه‌ها را کاهش دهید، کیفیت را افزایش دهید، خدمات را بهبود دهید و سرعت را افزایش دهید بخش‌هایی که جزو عملیات اصلی شرکت شما نیستند ممکن است کنار گذاشته شوند. با این حال لازم است به نحوی به آنها رسیدگی کرد. برون‌سپاری یکی از راه‌های بهینه برای این کار است. تلاش‌های خود را برای ساختاردهی مجدد با نگه داشتن فعالیت‌های غیراصلی خراب نکنید.
- عملیاتی که مدیریت آنها سخت است یا خارج از کنترل: این مشخصاً سناریویی است که برون‌سپاری به متخصصان می‌تواند تغییر عمده‌ای ایجاد کند. ولی اشتباه نکنید که می‌توانید مسئله را فراموش کنید و بگویید خودش رسیدگی می‌شود. باید همچنان درگیر باشید حتی پس از وقتی که کنترل را به دست می‌آورید.
- سرمایه شرکت را درست استفاده کنید: با برون‌سپاری عملیات غیراصلی می‌توانید سرمایه را روی مواردی صرف کنید که مستقیماً به محصول یا مشتریان شرکت شما مرتبط است.
- کاهش مخاطرات: داشتن فناوری‌ای که برای جریان کار در شرکت شما لازم است گران و زمان‌بر است. چون متخصصان حرفه‌ای برون‌سپاری شده به مشتریان مختلفی خدمت می‌دهند و لازم است با آخرین و جدیدترین روش‌های آزموده در صنعت فناوری اطلاعات آشنا و مسلط باشند، معمولاًمی‌دانند چه چیزی درست و چه چیزی نیست. این دانش و تجربه به‌نحو شگفت‌آوری مخاطرات شما را در اجرای یک تصمیم هزینه‌زای اشتباه کاهش می‌دهد.
مخاطرات
هرگاه مسؤولیت بخشی از امور کسب و کار خود را به دیگری محول می‌کنید، چه کارمند استخدامی تمام وقت باشد چه یک خدمات‌رسان بیرونی، مخاطراتی همراه است. آیا شخص/شرکت درستی را به‌کارگرفته‌ام؟ آیا آنها همان‌کاری را که باید انجام می‌دهند؟ آنها چگونه با دیگر اشخاص و واحدهای سازمانی یکی می‌شوند؟ اینها پرسش‌هایی است که ذهن صاحبان کسب و کارهای کوچک و متوسط را در محول کردن قلمرو به یک کارمند جدید یا شرکت مشغول می‌کنند.
بنا به نظر ایوان لدرر آنتنوچی در مقاله‌اش با عنوان «فراز و نشیب برون‌سپاری فناوری اطلاعات» صاحبان کسب و کاری که می‌خواهند عملیات فناوری اطلاعات را برون‌سپاری کنند باید از مخاطرات زیر آگاه باشند:
- برخی از حوزه‌های فناوری اطلاعات به‌سادگی قابل برون‌سپاری نیستند: فناوری اطلاعات همه سازمان را متأثر می‌کند؛ از وظایف ساده‌ای که به‌طور روزمره کارکنان انجام می‌دهند تا امور پیچیده و خودکار. مطمئن شوید که خدمت‌رسان بیرونی شایستگی برآورده کردن بزرگترین نیازهای شما را دارد.
- کنترل ممکن است از دست برود: منتقدان می‌گویند خدمت‌رسان بیرونی هرگز نمی‌تواند به اندازه کارکنان تمام‌وقت داخلی که تحت مدیریت واحد مانند سایر کارکنان اند مؤثر باشند. نگرانی‌های دیگر شامل محرمانگی داده‌ها و اطلاعات و بازیابی از فاجعه است. با این‌حال ناظری که دانش مدیریت کارکنان فناوری اطلاعات را دارد معمولاً لازم است.
- روحیه کارکنان ممکن است متأثر شود: این گزاره وقتی صحیح است که بخواهید با اخراج برخی کارکنان شرکتی را جایگزین آنها کنید. بقیه کارکنان ممکن است نگران شوند که ممکن است شغل آنها نیز در خطر باشد.
- ممکن است به یک شرکت قفل شوید: اگر شرکت خدمت‌رسان کار خود را درباره شبکه و سامانه‌ها مستندسازی نکند یا اگر مجبور باشید نرم‌افزار اختصاصی آنها را بخرید ممکن است فکر کنید به شرکت دیگری نمی‌توانید رجوع کنید یا شبکه خود را بازپس بگیرید. بسیاری از شرکتهای خدمات‌رسان برون‌سپاری از شما می‌خواهد قراردادهای سالیانه با آنها تنظیم کنید که انعطاف را محدود می‌کند.
از بسیاری از این مخاطرات می‌توان یکجا پرهیز کرد اگر بدانید به دنبال چه هستید و از یک شرکت بیرونی چه می‌خواهید و سؤال درست را بپرسید.
پاداش‌ها
آیا هنوز نمی‌دانید که باید برون‌سپاری کنید یا نه؟ بنا به نظر آنتنوچی، کسی که فهرست مخاطرات بالا را ارائه کرد، پاداش‌هایی را هم می‌توانید انتظار داشته باشید وقتی عملیات فناوری اطلاعات خود را برون‌سپاری می‌کنید:
- دسترسی به آخرین و بهترین فناوری: ممکن است متوجه شده باشید که نرم‌افزارها و سخت‌افزارها چقدر سریع از رده خارج می‌شوند. چگونه یک کارمند می‌تواند به تسلط به همه این تغییرات برسد؟ برون‌سپاری به شما کمک می‌کند منافع بیشتر از یک متخصص فناوری اطلاعات داشته باشید و چون یکی از فعالیت‌های تخصصی و محوری یک شرکت تخصصی است آنها به شما می‌توانند مشاوره معقولی بدهند که پولتان را خرج چیزی کنید که کار می‌کند.
- صرفه‌جویی در هزینه: برون‌سپاری خدمات فناوری اطلاعات منافع مالی هم دارد مانند سربار کمتر، خرید عمده و اجاره سخت‌افزار و نرم‌افزار و مجوزهای بهره‌برداری از نرم‌افزار و همچنین تبعیت از مقررات دولتی.
- کیفیت بالای کارکنان: از آنجا که فعالیت اصلی شرکتهای خدمات فناوری اطلاعات تخصص در فناوری اطلاعات است این شرکت‌ها به دنبال استخدام کارکنانی با مهارت‌ها و شایستگی‌های خاص و گواهی‌نامه‌های فنی هستند. ممکن است ندانید اگر بخواهید یک کارمند تمام وقت استخدام کنید باید دنبال چه باشید. بنابراین ممکن است شخص اشتباهی را برای کار استخدام کنید.
- انعطاف: شرکت‌ها تعداد زیادی متخصص دارند در حالی‌که کارمندان داخلی محدودیت‌هایی در منابع و قابلیت‌ها دارند.
- امنیت شغلی و کاهش خروج کارکنان برای کارکنان رسمی: استفاده از برون‌سپاری زحمت را از دوش همکاران شما بر می‌دارد که کارهایی که لازم است کسی آنها را انجام دهد به آنها واگذار شده. می‌توانید روابط بهتری با کارکنان خود بسازید وقتی به آنها اجازه می‌دهید کاری را که بلدند انجام دهند و برای آن استخدام شده‌اند.
نتیجه‌گیری
حالا که مخاطرات و پاداش‌های مربوط به برون‌سپاری عملیات فناوری اطلاعات کسب و کار خود را دیدید چیزهای زیادی هست که باید درباره‌اش فکر کرد. اینکه برون‌سپاری کنید یا از منابع داخلی استفاده کنید و کارمند استخدام کنید یک چیز قطعی است. باید بدانید چگونه روابط کاری موفق را با تأمین‌کنندگان خدمات فناوری اطلاعات، چه شرکت باشند چه فرد، مدیریت کنید. باید با آن مواجه شوید. آنها همیشه آسان‌تر افراد برای درک شدن و اداره شدن نیستند. اینها نکاتی برای این موضوع هستند:
- اهداف پروژه و روابط کسب و کار خود را به‌طور مشخص و ملموس تعیین کنید و آنها را به اطلاع برسانید.
- چشم‌انداز و برنامه‌ای راهبردی برای پروژه و روابط آن داشته باشید
- یک شرکت درست یا یک فرد درست را از طریق تحقیق و مراجع انتخاب کنید.
- روی قرارداد یا برنامه اصرار کنید که تمام انتظارات را در این روایط به خصوص زوایای مالی پوشش دهد.
- ارتباطات آزادی با افراد و گروه‌ها داشته باشید
- حمایت تصمیم‌گیران و مشارکت آنها را جلب کنید.
