سامانه‌های مدیریت منابع سازمانی یا بسته‌های نرم‌افزار مشابه به‌طور گسترده در کسب و کارهای با اندازه‌ها و انواع مختلف چندین سال است که استفاده می‌شود. حتی کسب و کارهای کوچک و شرکت‌های خانوادگی هم به جریان استقرار نرم‌افزار مدیریت منابع سازمانی پیوسته اند و بسیار از شرکت‌های نرم‌افزار توسعه دهنده نرم‌افزارهای مدیریت منابع سازمانی راهکارهایی را برای سازمان‌های کوچک ارائه می‌کنند.

روند نرم‌افزارهای مدیریت منابع سازمانی این‌قدر قدرت گرفته است که بسیاری از کسب و کارهای از کوچک گرفته تا متوسط حداقل یک بار (یا برخی از آنان دوبار یا بیشتر) استقرار این نرم‌افزارهای را تجربه کرده‌اند. با این حال با اینکه استفاده از این نرم‌افزار در بسیاری از شرکت‌های با اندازه‌های مختلف فراگیر و مرسوم شده است ولی هنوز مشکلاتی برای هر استقرار جدید وجود دارد زیرا هر سازمان متفاوت است و نیازها، انتظارات و فرایندهای خود را دارد.

با اینکه مسائل مربوط به استقرار بسته به عوامل مختلف فرق می‌کند، اما مشکلات اصلی که شرکت‌ها با آن روبرو هستند در مناطق مختلف و کسب و کارهای با اندازه‌های متفاوت تقریباً مشابه است. در زیر فهرست مرتب شده این مسائل براساس درجه ملموس بودن آورده شده است:

• مسئله انتخاب
• مسائل فنی
• مسائل کیفیت داده‌ها
• تغییر فلسفه کسب و کار
• مسائل تغییر ذهن

1. مسئله انتخاب

فرض کنیم شرکتی براساس دلایل متعدد تصمیم گرفته است پروژه استقرار سامانه اطلاعات مدیریت را اجرا کند. اولین سؤالی که مدیران با آن روبرو می‌شوند این است که سامانه‌ای از چه نوع، با چه اندازه و چه دامنه‌ای نیاز دارند و چگونه می‌توانند بهترین راهکار مناسب را بین صدها انتخاب نرم‌افزار سازمانی که در بازار است انتخاب کنند.

پاسخ واحدی به اینکه چگونه آنچه را نیاز دارید بیابید وجود ندارد و عوامل چندی علاوه بر اندازه، دامنه و نوع وجود دارد که شامل قیمت و نیازمندی‌های عملیاتی مشخص (معمولاً صدها تا هزاران ویژگی و قابلیت برای هر سامانه نرم‌افزاری وجود دارد که هریک باید از لحاظ اولویت و استفاده بررسی شود.)

بسیاری از شرکت‌ها ممکن است خود را ایمن از این مشکلات بدانند زیرا آنها هم‌اکنون تصمیم گرفته‌اند چه می‌خواهند و اینکه یک سامانه جدید می‌خواهند. مراقب باشید که به چنین نتیجه‌ای برسید بدون زمینه کاری مناسب زیرا انتخاب یک نرم‌افزار جدید، به‌ویژه نرم‌افزاری که شامل همه چیز برای یک شرکت باشد مانند نرم‌افزار مدیریت منابع سازمانی، یکی از پیچیده‌ترین و مهم‌ترین تصمیم‌هایی است که یک شرکت ممکن است بگیرد.

انتخاب یک سامانه مدیریت منابع سازمانی باید به‌صورت جدی لحاظ شود زیر انتخاب یک سامانه مدیریت منابع سازمانی از پیش راهبردی شرکت را برای 6 تا 10 سال آینده تعریف می‌کند و بدون شک تأثیری بسیاری روی موفقیت آینده کل کسب و کار دارد.

2. مسائل فنی

اینکه چگونه به‌طور موفق یک بسته نرم‌افزاری را انتخاب کنیم موضوع مهمی است اما آخرین مسئله نیست که در مسیر صعب‌العبور اینکه کل سامانه (نرم‌افزار، سخت‌افزار، کارگزار شبکه و کاربران) بتواند با هم کار کند و ارزشی را برای شرکت بیاورد. مجموعه دیگری از مشکلات استقرار به بخش فنی پروژه مربوط می‌شود.

احتمال زیادی وجود دارد که لازم باشد کارگزاران شبکه و ایستگاه‌های کاری ارتقا یابند تا بتوان سیستم جدید را روی آنها مستقر کرد بنابراین باید نمونه‌های جدید آنها را سفارش داد، خرید و جایگزین کرد. شبکه داخلی نیز ممکن است لازم باشد بررسی شود و به‌روز گردد و سرعت و پهنای باند دسترسی به اینترنت نیز باید در نظر گرفته شود. همچنین مسائل فنی احتمالی هم باید درباره دستگاه‌های همراه مورد استفاده در نظر گرفته شوند.

اگر این نیازها دست کم گرفته شوند ممکن است تأثیر جدی در نتایج کلی پروژه (با تأخیر انداختن در زمان تخفیف وقتی که سامانه در نهایت مستقر شده است و کار برنامه‌ریزی شده است) داشته باشد یا هفته‌ها (یا ماه‌ها) ی اول را آلوده کند با استفاده از سامانه جدید با کارآیی کم و کند که در نتیجه باعث کاهش سرعت کسب و کار می‌شود.

با این حال، تغییراتی که در سال‌های اخیر در الگوهای تحویل به‌وجود آمده است باعث شده تغییری در اینکه چگونه سامانه مدیریت منابع سازمان و دیگر انواع نرم‌افزارهای سازمانی در اختیار کاربران قرار می‌گیرد به‌وجود آید.

بسیاری از «به عنوان خدمت» و راهکارهای ابری پدید آمده است که زیرساخت ابری، محل ذخیره‌سازی داده‌ها و خدمات نرم‌افزاری را پیشنهاد می‌دهند که امکان می‌دهند هزینه و دردسر مشکلات نرم‌افزارهای کاربردی، سخت‌افزار، شبکه و ذخیره‌سازی کاهش یابند. این خدمات شامل «نرم‌افزار به‌عنوان خدمت»، «بستر نرم‌افزار به‌عنوان خدمت» و «زیرساخت به‌عنوان خدمت» می‌شود.

با داشتن محیط در محل کار همه‌چیز  در محل کار میزبانی می‌شود، داده‌ها، نرم‌افزارهای کاربردی، کارگزاران شبکه، شبکه و راهکارهای نرم‌افزاری. با راهکار ابری یا «میزبانی به‌عنوان خدمت»، داده‌ها، میان‌افزارهای، شبکه‌ها، سخت‌افزار و برنامه‌های کاربردی را می‌توان به صورت محلی و راه دور میزبانی کرد که بستگی به الگوی خدمت انتخابی دارد.

برای مثال، «نرم‌افزار به‌عنوان خدمت» امکان می‌دهد شرکت‌ها برنامه کاربری را اجرا کنند که خارج از محل کارشان میزبانی شده است که معمولاً از طریق یک واسط شبکه‌ای مانند مرورگر وب است. ولی آنها این انتخاب را هم دارند که هرگاه داده‌های خود را که مربوط به نرم‌افزارهای میزبانی شده را بخواهند.

خلاصه، الگوهای تحویل میزبانی‌شده یا ابری می‌تواند استقرار را بسیار ساده و کم‌هزینه کند به نسبت راهکارهای استقرار در محل کارفرما. ولی هشدارهایی هم برای کار از طریق «به‌عنوان خدمت» وجود دارد. (امنیت داده‌ها و سفارشی‌سازی نرم‌افزار) و اینها باید به‌طور کامل بررسی شوند قبل از اینکه تصمیمی درباره الگوی تحویل نرم‌افزار گرفته شود.

انتخاب‌ها الان بسیار بیش از گذشته است و سازمان‌های هوشمند همه انتخاب‌ها را بررسی می‌کنند و نیازهای فنی را همان آغاز تعیین می‌کنند که در مسیر غافل‌گیری‌های ناخوشایند وجود نداشته باشد.

3. مسائل مربوط به کیفیت داده‌ها

این مسئله به‌خصوص برای شرکت‌های پیش می‌آید که سامانه مدیریت منابع سازمانی را برای اولین بار مستقر می‌کنند و داده‌های قدیمی خود را از برگه‌های اکسل، رکوردهای دستی یا برنامه‌های کاربردی جزیره‌ای و قدیمی به سامانه جدید منتقل می‎کنند. اساساً مسئله این است که داده‌های قدیمی که در طول سال‌های گذشته ذخیره‌سازی و استفاده شده است به دلایل مختلف ممکن است در سامانه جدید منابع سازمانی تقریبی و نادرست شده باشد. در واقع براساس تحقیق ما جایگزین کردن یک سامانه قدیمی و تجمیع راهکارهای پراکننده دو چالش مهم شرکت‌ها هستند.

برای مثال این وضعیت را در نظر بگیرید: در میانه پروژه فهرست مواد اولیه موجود، مسیر مواد و تعرفه ساعت‌های کاری در سامانه جدید تبدیل شد و متوجه شدیم زمان‌های تولید جدید از واقعیت با ضریب دو یا بیشتر افزایش یافته است. خوشبختانه به خاطر زمان کافی که برای تبدیل اطلاعات در مرحله برنامه‌ریزی پروژه در نظر گرفته شده بود زمانی داشتیم که داده‌ها را درست کنیم که این کار از طریق اختصاص تمام وقت مهندسان و تحلیل‌گران برای این کار برای چند ماه و اصلاح برنامه استقرار مطابق با تغییرات صورت گرفت. ولی حتی در این مورد هم پروژه دو ماه به تعویق افتاد. بنابراین مراقب داده‌های قدیمی خود باشید زیرا ممکن است از واقعیت موجود فاصله زیادی گرفته باشد و همیشه یک آزمون اولیه برای خروجی‌های سامانه جدید از داده‌های قدیمی قبل از تبدیل همه اطلاعات به سامانه جدید داشته باشید.

4. تغییرات فلسفه کسب و کار

استقرار سامانه مدیریت منابع سازمانی تغییرات چشمگیری را روی الگوی مرسوم کسب و کار شرکت و روش‌های روزانه آن که برای سال‌ها یا دهه‌ها استفاده می‌شده است ایجاد می‌کند. این مثال‌ها را برای تغییرات احتمالی فرایندها با استقرار سامانه جدید منابع سازمانی در نظر بگیرید:

• سطح مسؤولیت برخی از کارکنان به‌طور چشمگیر افزایش خواهد یافت زیرا با سامانه جدید بسیار مشکل خواهد بود (یا غیرممکن) که داده‌های نادرست یا خطاهای املایی را بتوان اصلاح کرد.
• رویکردهای به گزارش‌گیری از داده‌ها و داده‌کاوری و بنابراین اصول و روش‌های مدیریت باید ایجاد شوند
• الگوهای کسب و کار و فرایندهای سازمانی ممکن است لازم باشد تغییرات اساسی کنند به‌خاطر فرصت‌های بیرونی و دردسترس بودن داده‌ها

این‌ها بخشی از مثال‌هایی است که نشان می‌دهد چقدر تحول سازمانی جدی و معنادار می‌تواند باشد پس از استقرار سامانه مدیریت منابع سازمانی.

با استفاده از ایده‌های معقول و رو به جلو در زمانی که سامانه مدیریت منابع سازمانی را مستقر می‌کنیم حتماً ممکن است پاداشی بگیریم که بیش از یک تغییر ساده در شکل داده‌ها یا واسط کاربری جدید مورد استقبال است. این یک مسئله واقعی است ولی در همان زمان فرصتی هم هست برای نوسازی کسب و کار و آوردن ایده‌های جدید و همچنین ایجاد بنیانی راهبردی برای آینده سازمان.

5. مسائل مربوط به تغییر دیدگاه و ذهن

این سخت‌ترین مشکل برای حل است. آسان است که فراموش کنیم که موفقیت استقرار یک سامانه نرم‌افزاری به‌طور اساسی وابسته به کاربرانش است. خود نرم‌افزار یک موجودیت غیرزنده و فقط منطقی است که گام‌های منطقی و فرایندها را دنبال می‌کند که برایش برنامه‌ریزی شده است اما کاربران نرم‌افزار انسان‌هایی هستند که به فرایندهایی عادت کرده‌اند که در آنها نرم‌افزار یک‌طرفه بوده و با احتمال بسیار تغییر به روش جدید اجرای کارها برایشان سخت است مخصوصاً اگر منافع روش‌های جدید فوراً آشکار نباشد.

این طیف متنوع مشکلات مورد علاقه مدیر پروژه استقرار سامانه مدیریت منابع سازمانی است (یعنی کابوس او) که از عادات کاربران و درک آنها از اینکه چه چیز برای کسب و کار به‌طور عمومی و برای کاربران به‌طور اختصاصی خوب است نشأت می‌گیرد. «همیشه این‌طور بوده است خیلی قبل‌تر اینکه شما بیایید»، «فکر نمی‌کنم هرگز کار کند»، «روی کامپیوتر من کار نمی‌کند»، «با رئیس درباره این سامانه صحبت خواهم کرد» یا «نمی‌دانید چگونه باید کار کند.» این اظهار نظرهای باید برای هرکسی که تلاش کرده باشد یک سامانه جدید را مستقر کند یا نیازمندی‌های کاربران را تغییر دهد آشنا به گوش بیاید.

واقعا دشوار است که بخواهیم مشکلات احتمالی را که می‌تواند بین کاربران پیش بیاید وقتی یک سامانه سازمانی در حال استقرار است توصیف یا دسته‌بندی کنیم. در واقع هر سؤالی ممکن است پیش بیاید. متأسفانه تغییر بدون دیدن فواید آن بسیار سخت پذیرفته می‌شود و اگر گام‌هایی را بر ندارید که کارکنان شما پیش از شروع استقرار این فواید را ببینند ممکن است در آینده تأسف بخورید. پیشنهاد می‎کنم چنین مشکلاتی را در مرحله برنامه‌ریزی پیش‌بینی کنید تا تأثیر منفی فعالیت‌های ضدهمکاری کاربران کاهش یابد.

همچنین جلب علاقه‌مندی گروه‌ها و دسته‌های مختلف کاربران سامانه پیش از شروع پروژه و مشارکت دادن آن در زمان استقرار کمک خواهد کرد که تغییر ذهنیت کارکنان شما برای یک استقرار موفق تشویق شود. گام‌هایی را که در زیر می‌آید دنبال کنید تا کارکنان خود را آگاه کرده و مشارکت دهید پیش، حین و بعد از پروژه بزرگ استقرار:

• همه کارکنان را از اخبار و دستاوردهای اصلی پروژه در زمان پیشرفت آن آگاه کنید
• مسیرهای مطمئن ارتباطی را برای بازخورد کارکنان ایجاد کنید
• کارکنان را تشویق کنید تا ایده‌های جدید برای استقرار موفق خلق کنند
• جلسات آموزشی جذاب و موفق سازماندهی کنید
• دستاوردهای کاربران خوب را در آموزش و کار با سامانه جشن بگیرید

کارکنان متأثر از سامانه مدیریت منابع سازمانی در همه سطوح باید جزو نیروهای تیم پروژه استقرار سامانه جدید باشند زیرا نادیده گرفتن تجربه و نگرانی‌های کاربران موفقیت کل پروژه را زیر سؤال برده و هر پروژه خوب را ممکن است نابود کند.

برنامه‌ریزی برای موفقیت استقرار … آسان نیست اما ارزشش را دارد

مانند هر پروژه سازمانی، استقرار نرم‌افزار نیازمند برنامه‌ریزی، تلاش و نظارت بسیار است تا موفقیت را تضمین کنیم و مشکلات را به حداقل برسانیم. رسیدگی به پنج مسئله فوق می‌تواند به مراحل برنامه‌ریزی کمک کند و اطمینان ایجاد کند که همه مسائل بالقوه رسیدگی شده‌اند پیش از آنکه استقرار اجرا شود. رسیدگی به این مسائل پیش از شروع کار و مطمئن شدن از اینکه همه بررسی‌های لازم انجام شده است به این معنی است که می‌توانید در استقرار سازمانی احساس اطمینان کنید و هزینه و زمان را تا حد ممکن پایین نگاه دارید.