خرید یک سیستم نرم‌افزار بزرگ سازمانی چیزی نیست که بسیاری از سازمان‌ها به‌صورت منظم انجام دهند. و چنین تصمیم حیاتی و پر تأثیری بدون تجربه بسیار کاری بس دشوار است. فروشندگان نرم‌افزار هم فرایند انتخاب و خرید نرم‌افزار را ساده نمی‌کنند زیرا آنها پیوسته مزایای سامانه خود را برجسته کرده و خریداران اطلاعات سوگیرانه‌ای از ابتدا دریافت می‌کنند. برای خریداران ممکن است جدا کردن دانه از کاه بسیار دشوار باشد یعنی اینکه بدانند کدام راهکار برای نیازهای سازمانی منحصربه‌فرد آنها بیشتر مناسب است.
خوشبختانه مشاوران انتخاب نرم‌افزار وجود دارند که دانش تخصصی خود را به صورت خدمت به خریداران نرم‌افزارهای سازمانی عرضه می‌کنند. این مشاوران اطلاعات بی‌طرفانه و راهنما می‌دهند تا زمین بازی را مسطح کنند و خریدار را در مسیر درستی قرار دهند تا تصمیمی آگاهانه و مناسب ممکن باشد.
انتخاب مناسب‌ترین سامانه برای نیازهای شما
اطمینان از اینکه سازمان شما مناسب‌ترین سامانه را برای نیازهای خود انتخاب می‌کند نقش اصلی مشاور انتخاب نرم‌افزار است. این البته هدف نهایی هر فعالیت انتخاب است که به سادگی آنچه در آغاز به نظر می‌رسد به دست نمی‌آید. مشاوران انتخاب نرم‌افزار کارکنان لازم، اطلاعات، روش‌ها و ابزارهای لازم را برای راهنمایی افرادی در سازمان که در فرایند انتخاب درگیر هستند در اختیار دارد که برای گرفتن تصمیمی آگاهانه و دقیق لازم است.
پنج وجه مشخص برای فرایند انتخاب بسته نرم‌افزاری وجود دارد که مشاور انتخاب نرم‌افزار می‌تواند در آنها به سازمان شما کمک کند وقتی سازمان‌تان با جذب یک سامانه نرم‌افزاری بزرگ روبروست.
- مدیریت پروژه
- اطلاعات بی‌طرفانه
- مشارکت کاربران مؤثر
- تحقیق بازار
- نظارت بهتر روی چرخه فروش
در این مقاله ما به هر یک از این عناصر انتخاب نگاهی می‌اندازیم و اینکه چرا تجربه یک مشاور انتخاب می‌تواند در هر کدام مؤثر و مددرسان باشد.
- مدیریت پروژه
انتخاب یک نرم‌افزار پروژه بزرگتری است از آنچه بسیاری از شرکت‌ها فکر می‌کنند. نمی‌توان فقط چند خط نظرات آنلاین درباره یک نرم‌افزار را خواند و محصولی را انتخاب کرد که در آن زمان برای فروش گذاشته شده است یا محصولی که توسط کارکنان فروش پیشنهاد می‌کنند همان‌طور که لباس می‌خریم یا دیگر کالاها را یا حتی نرم‌افزار شخصی را. مراحل متعددی در فرایند انتخاب نرم‌افزار سازمانی است اگر آنها را درست انجام دهید که شامل این موارد می‌شوند: ایجاد تیم و برنامه انتخاب، بازبینی فرایندهای جاری، اولویت‌دهی نیازهای سازمانی و فناوری اطلاعات و تعریف نیازمندی‌ها و این همه قبل از این است که ارزیابی و مقایسه راهکارهای بالقوه شروع شود. بعد از این برگزاری جلسه نمایش نرم‌افزار توسط فروشندگان و توسعه سند درخواست برای پیشنهاد است که هر دو بخش‌های بسیار مهم گام ارزیابی و مقایسه‌اند و سپس حتی پس از اینکه راهکار نهایی انتخاب شد فرایند پایان نیافته زیرا هنوز بستن قرارداد و مذاکرات قیمت هنوز باقی مانده است. در آخر راهکار باید مستقر شود که خودش فرایندی پیچیده است.
شغل مشاور انتخاب کمک به سازمان‌هاست تا فرایند طولانی و پیچیده ارزیابی و انتخاب را مدیریت کنند و کمک کند و مشورت بدهد در تمام طول مسیر. جدای از مدیریت فرایند از آغاز تا پایان، مشاوران انتخاب نقد لازم را برای اینکه تصمیم نهایی منطقی باشد و نیازهای شرکت را به بهترین وجه واقعی منعکس کند و پروژه را روی مسیر خود از لحاظ زمانی و اهداف نگه دارد و موقعیت‌های سیاسی یا دیگر مسائل را که در گروه انتخاب پیش می‌آید دور کند.
- بنا نهادن تصمیم برپایه اطلاعات بی‌طرفانه
واقعیت این اس که بیشتر اطلاعاتی که از فروشندگان می‌آید سوگیرانه است. فروشندگان نرم‌افزار خوشحال می‌شوند که به شما اطلاعاتی را که درباره محصول آنها به دنبال آن هستید بدهند ولی آیا آنها در ارائه این اطلاعات سوگیری دارند (مثلاً نمایش ویژگی‌های انتخاب شده یا حذف برخی از اطلاعات) تا محصول‌شان بهتر جلوه کند؟ سخت است که با اطمینان بدانیم ولی آیا می‌خواهید شانس این را داشته باشید که با اطلاعاتی کار کنید که ناحیه طرفی می‌آید که منافعی در نتیجه تصمیم نهایی شما دارد؟ انتخاب مطمئن‌تر این است که با مشاو انتخاب طرف ثالث کار کنید که با هیچ فروشندۀ خاصی مرتبط نیست یا فروشنده ارزش افزوده محصول نیست بنابراین این می‌توانید مطمئن باشید که اطلاعاتی که استفاده می‌کنید بی‌طرفانه است.
اطلاعات بی‌طرفانه در تمام مراحل فرایند انتخاب مهم است ولی این اطلاعات بیش از همه در مرحله نمایش نرم‌افزار مهم است. اگر فروشندگان را بگذاریم تا خودشان فرایند نمایش نرم‌افزار را اداره کنند ممکن است از این فرصت برای نمایش بهترین ویژگی‌های خود استفاده کنند تا اینکه ویژگی‌هایی که بیشترین ارتباط را با سازمان شما دارند. داشتن یک طرف ثالث به شما کمک می‌کند جلسه نمایش نرم‌افزار را سازماندهی و سناریوبندی کنید تا مطمئن باشید این جلسه با راهنمایی شما و نه برنامه‌ریزی فروشنده اداره می‌شود.
- یافتن راهی ساختاریافته برای جلب مشارکت کاربران اصلی در فرایند انتخاب
گرفتن یک نرم‌افزار سازمانی بیشتر فرایندی در حوزه کسب و کار است تا در حوزه فناوری اطلاعات. ذی‌نفعان اصلی در تمام حوزه‌های سازمانی (نه فقط واحد فناوری اطلاعات) متأثر می‌شوند و اینکه دید ذی‌نفعان نسبت به محصول بالقوه این ظرفیت را دارد که فرایند گرفتن نرم‌افزار را به پیش ببرد یا متوقف کند. شناسایی و جلب مشارکت نمایندگان اصلی از حوزه‌های تأثیرپذیر در سازمان شما مسیر زیادی را به سمت کسب توافق از این ذی‌نفعان در این حوزه‌ها خواهد رفت و به موفقیت استقرار نرم‌افزار جدید و عملیات بعدی کمک خواهد کرد.
مشاوران انتخاب در ارائه ابزارهای ساخت‌یافته و شفاف تخصص دارند تا این ذی‌نفعان را در راه‌هایی که می‌توانند کمک واقعی کنند بدون اینکه فعالیت‌های روزانه‌شان را متأثر کند مشارکت دهند. برای مثال، توصیف دقیقی از توانمندی‌های نرم‌افزار که به یک واحد یا حوزه سازمانی مشخص مربوط می‌شود به کاربران اصلی اجازه می‌دهد تا فقط بر اطلاعات مربوط تمرکز کنند و زمان لازم را برای گرفتن نظر آنها کاهش دهد.
- تحقیق بازار و تعریف نیازمندی‌ها
تعریف نیازمندی‌ها به مهارت نیاز دارد. اینکه از کاربران اصلی بخواهیم این کار را انجام دهند ممکن است به‌خوبی فرایندهای جاری کسب و کار یا مشکلات مشهود را نشان دهد ولی حتی اگر کاربران اصلی در حوزه‌های تخصصی خود بسیار توانمند هم باشند با ممکن است از بخش‌های مهم و نیازهایی که چشم‌انداز آینده را پوشش می‌دهد غافل شوند.
مشاوران انتخاب بسته‌های نرم‌افزار اطلاعات بی‌طرفانه‌ای را درباره اینکه چه در بازار هست ارائه می‌کنند که باعث می‌شود نقش کاربران اصلی به بازبینی ویژگی‌های موجود و دسته‌بندی آنها به حتماً مورد نیازند، بهتر است داشته باشیم یا بی‌ربط اند محدود شود. به کار گماردن مشاوران بی‌طرف و صاحب دانش برای کار تحقیق بازار در مرحله جمع‌آوری نیازمندی‌ها و سپردن بازبینی و بررسی ویژگی‌ها و قابلیت‌ها به کاربران باعث می‌شود تا این وظیفه به طور تمام و کمال اجرا شود. جلب مشارکت مشاوران انتخاب در تعریف نیازمندی‌ها باعث وسیع‌تر شدن چشمگیر دامنه فعالیت جمع‌آوری نیازمندی‌ها شده و احتمال اینکه برخی عناصر مهم از یاد بروند کم می‌شود. همچنین به کاربران اصلی شما زمان می‌دهد تا بهترین عملکرد را داشته باشند؛ تجربه کردن و استفاده از سیستم بالقوه برای فهمیدن اینکه چگونه این سیستم فرایندهایی که آنها به خوبی می‌دانند را اجرا می‌کند.
- نظارت بهتر روی چرخه فروش
مشاوران انتخاب نرم‌افزار دانش تخصصی و تجربه را از بسیار از پروژه‌های خرید نرم‌افزار به میز مذاکره خرید نرم‌افزار می‌آورند. آنها می‌توانند خریدار نرم‌افزار را از بهترین راهبردها برای گرفتن یک قیمت خوب آگاه کنند و درباره قرارداد خدمات حرفه‌ای که نیازهای خریدار را پوشش دهد و اطمینان یابد منابع اختصاص یافته به بهترین شکل پشتیبانی می‌شوند مذاکره کند. با کمک مشاور انتخاب نرم‌افزار خریداران نرم‌افزار احساس اطمینان خواهند کرد که آنها بهترین تأثیر را در مذاکره با هر فروشنده‌ای خواهند داشت و بهترین معامله را برای سازمان خود خواهند کرد.
فرایندی که با کمک مشاور انتخاب نرم‌افزار اجرا می‌شود کاهش ریسک انتخاب یک نرم‌افزار اشتباه را هدف گرفته است. وقتی این تصمیم نهایی شود، خریدار باید باید به شرکت نرم‌افزار بنگرد و تصمیم بگیرد آیا این از همان شرکت‌هایی است که می‌شود رابطه‌ای بلندمدت با آن داشت یا نه. همچنین سازمان مستقر کننده نرم‌افزار باید دانش و تخصص لازم را که کمک می‌کند سامانه به نرمی در سازمان جا بگیرد را فراهم کند.
مشاوران انتخاب می‌توانند جایگزین‌ها را پیشنهاد دهند اگر بسته خدمات نرم‌افزاری نیازهای خریدار نرم‌افزار را برآورده نمی‌کند. مشاوران انتخاب زیر و بم این را می‌دانند که چگونه این نوع توافق‌ها ساختار یافته‌اند و می‌توانند درباره دیگر انتخاب‌ها یا ایکه چگونه می‌توان توافقی را قواره نیازهای سازمان ایجاد کرد مشورت بدهند. برای مثال، یک بازبینی کامل از دامنه کار و توافق‌نامه خدمات حرفه‌ای که از طرف فروشنده نرم‌افزار ارائه شده است می‌تواند بخش‌هایی را که نیاز به توضیح بیشتری یا اصلاحات دارند مشخص کند تا بتوان به‌قدر کفایت تیم و روش استقرار را در فرهنگ سازمانی و محدودیت‌ها جا داد.
پایه‌گذاری برای موفقیت استقرار
خرید نرم‌افزار فقط یکی از گام‌هایی است که برای اطمینان از اینکه شرکت شما بهترین و مناسب‌ترین راهکار را انتخاب کرده است و می‌تواند از منافع این سامانه نرم‌افزاری متناسب شده با نیازهایش بهره ببرد لازم است. سازمان باید اول تصمیم بگیرد که چنین سامانه‌ای لازم است و به‌طور چشمگیر به موفقیت مستمر سازمان کمک می‌کند. دوم اینکه سازمان باید مناسب‌ترین سامانه را انتخاب کند و بخرد. سپس باید آن نصب کرده و با سازمان خود یکپارچه کند. این یکپارچگی یا استقرار بسیار به مشارکت کاربران، پیکربندی درست و آموزش کاربران وابسته است.
این مراحل بسیار بهبود می‌یابند وقتی فرایند انتخاب شفاف و روشن باشد برای همه و تصمیم نهایی توسط همه گرفته شود یا حداقل همه آن را درک کنند. مشاور انتخاب می‌تواند شفافیت را به این فرایند بیاورد و اطمینان یابد نظرات همه گروه‌ها و توافق آنها گرفته شده است و مهم‌تر از همه به هر کدام یا همه این گام‌ها در فرایند انتخاب کمک کند.
با اینکه هزینه اولیه استخدام یک مشاور بیرونی ممکن است ترسناک باشد ولی استخدام یک مشاور انتخاب نرم‌افزار به احتمال بسیار یک اقدام صرفه‌جویی در بلندمدت خواهد بود. از طریق ساده‌سازی و روان‌سازی فرایند انتخاب و اطمینان از اینکه همه گام‌های اساسی و مهم برداشته شده‌اند و همه امکانات و محدودیت‌ها لحاظ گردیده‌اند پروژه انتخاب بهترین نتیجه ممکن را خواهد داشت. با اجتناب از تأخیرهای پرهزینه، مسائل یکپارچگی، مسائل مربوط به قابلیت‌های جا افتاده در طول مسیر هزینه کلی پروژه کاهش خواهد یافت و منافع ایجاد شده برای شرکت شما افزایش می‌یابد. بنابراین اساساً مشاور انتخاب هزینه‌اش را جبران خواهد کرد.
